Juhtimine: 7 parimat tava ülemuse juhendamiseks

Krediit: Pixabay Creative Commonsi litsents

Haldurid ei halda ainult halba. Nad saavad ka hakkama ja selle hästi õppimine on kriitiline karjäärioskus.

Haldamine on see, mida juhid teevad personaliga, mis on otsesed aruanded. Juhtimine on see, mida juhid teevad oma ülemustele.

Tõhusad kesk- ja tippjuhid soovivad ideaalis veenduda, et nende ülemused langetaksid häid otsuseid täpse, õigeaegse ja kvaliteetse teabe põhjal. Nad peaksid soovima kindlaid suhteid, mis põhineksid vastastikusel mõistmisel, ühilduvatel seisukohtadel ja lugupidavatel erimeelsustel.

„Peate teadma, kuidas oma ülemuse vajadusi ette näha - õppetunni saame kõigilt parimatelt tegevjuhtidelt. Peate mõistma, mis paneb teie ülemuse linnukese märkima (ja mis ajab ta maha), kui soovite oma ideede jaoks sisseostu saada. Probleeme tuleb paratamatult ette, kuid kui teate õiget viisi, kuidas probleem oma ülemusele tuua, saate kleepuvates olukordades navigeerida, ”ütleb Dana Rousmaniere ajakirjas Harvard Business Review.

Töötajad eeldavad sageli, et nende käitumine ja töötulemused nõuavad juhendajalt kõigi juhendamiste andmist. Selles kitsas vaates tuleb juhtimine alati ülemuse käest.

Kuid see pole tingimata nii. Mõnikord võib töötaja juhendada juhendajat. Pingutus ülemuse juhendamiseks on õpetlik viis juhtimise õppimiseks ning samuti investeering töökoha turvalisusesse ja edasisesse edusse.

7 parimat tava haldamiseks

Mõningad parimad tavad on kasulikud, et õppida tõhusalt hakkama saama. Nad sisaldavad:

  1. Õige tasakaalu leidmine liiga sageli ja mitte piisavalt suhelmise vahel.
  2. Suhtlemine võimalikult lühidalt.
  3. Peamiste, kuid mitte vähetähtsate uudiste jagamine.
  4. Jagame halbu uudiseid ausalt, kuid hoolikalt.
  5. Olles lahingu valimisel valiv.
  6. Väldi kaebusi ja kriitikat teiste töötajate suhtes.
  7. Tutvumine ja kogu olulise teabe dokumenteerimine.

1 - leidke õige tasakaal liiga sageli ja mitte piisavalt

Mikroväljendus on näoilme, mis kestab vaid sekundi murdosa. Mul oli ülemus, kelle mikroväljendid ütlesid mulle, et külastasin liiga tihti. Lõikasin teed tagasi ja hiljem karjusin, et ei suhelnud piisavalt. Lõpuks leidsin õige tasakaalu.

Teisel ülemusel oli alati negatiivne mikroväljendus iga kord, kui tema kabinetti sisse kõndisin. Kuid ma sain teada, et ta tahtis alati üksi jääda, sest tal oli liiga palju suuri probleeme. See õpetas mind olulist teavet temaga jagama meili ja memo kaudu, mitte kontorikülastuste kaudu.

Krediit: Pixabay Creative Commonsi litsents

2 - suhelda võimalikult lühidalt

Mida kõrgem on juht, seda rohkem peab töötaja igal tasandil edastama kokkuvõtlikku ja kasulikku teavet. Vanem- ja juhtivtaseme juhid peavad rikkuda hulgaliselt fakte, et keskenduda sellele, mis on kõige kasulikum ja olulisem. Nad ei taha rohkem hämmingut teha, kui nad juba tunnevad.

Alluvad peavad õppima, kuidas oma kõnet, e-kirju, telefonikõnesid ja memod hoolikalt redigeerida. Samuti peavad nad suuruse ja sageduse kohandama vastavalt ülemuse isiksusele. Mõned ülemused soovivad rohkem teavet ja teised tahavad vähem. Kuid ka boss, kes soovib enamat, soovib seda lühidalt.

3 - jagage suuremaid, kuid mitte vähetähtsaid uudiseid

Ebakindlad töötajad jagavad sageli igasuguseid häid uudiseid. Kõrgem juht, kellel on ajahaldusega suuri väljakutseid, ei taha seda kõike kuulda. Väiksemaid häid uudiseid tasub jagada mõne muu olulisema teema arutelu, telefonikõne või e-kirja lõpus. Ärge kunagi kõhelge jagada olulisi häid uudiseid kohe, kui see juhtub.

4 - Jagage halbu uudiseid ausalt, kuid ettevaatlikult

Keegi ei taha halbu uudiseid ühegi juhtimistasandiga jagada, kuna sellel võivad olla tagajärjed töötajale, kes vastutas selle eest, mis valesti läks. Kuid muidugi mitte jagamine on kohutav idee.

Seega peaks juht mõtlema läbi, mida ülemusele öelda, kuidas seda öelda ja mida võetakse ette olukorra parandamiseks või mõju minimeerimiseks. Oluliste faktide peitmine või moonutamine toob kaasa usalduse kaotuse.

5 - olge lahingute valimisel valiv

Alluvad, kellel on kiusatus ülemusega lahingus käia, peaksid proovima suhet 80/20. See tähendab 80 protsenti ajast, kui ülemused eksivad ja erimeelsused on väikesed, peaks alluv proovima nügida, kuid mitte ajama ülemust teise suunas.

Töötaja peaks ülejäänud 20 protsenti ajast ülemuse suhtes kindlalt ja lugupidavalt vastu seisma, eriti kui erimeelsused on suured. Loodan vaid, et need ajad on haruldased.

Erandiks on midagi, millel on kohutavad õiguslikud või eetilised tagajärjed. Sellistel juhtudel peaks töötaja kasutama võimalikult palju loogikat, tõendeid ja ausust, et võimalikult kindlalt ja diplomaatiliselt tagasi lükata.

"Muidugi tuleb ette kord, kui te oma ülemusega eriarvamusele ei lähe, ja see on korras - kui olete õppinud lugupidaval ja produktiivsel moel eriarvamusele jõudma," räägib Rousmaniere.

6 - vältige teiste töötajate kaebusi ja kriitikat

Juhtidele ja juhtidele makstakse probleemide lahendamise eest palka, isegi kui see juht on keskastme juht või isegi personalitöötaja. Kui mõni muu juht osaleb konfliktis, peab ülemus sellest kuulma ainult siis, kui alluv on selle lahendamisel läbinud kõik võimalikud stsenaariumid.

Kuna tegemist on halbade uudiste vormiga (vt eespool nr 5), peaks töötaja või juht mõtlema, kuidas seda ülemusega jagada. Jääge arutelul probleemi suhtes objektiivseks. Keskenduge käitumisele, probleemile või olukorrale, mitte inimesele.

Vaadake lisateavet juhtide ja haldurite kohta: karjäärinõuanded vastutavatele inimestele.

7 - kuupäev ja dokument, kogu oluline teave

Saatke alati kõige olulisem teave dateeritud memol ja printige see paberkausta jaoks välja või salvestage elektroonilisse kausta. Kui küsimus on piisavalt oluline, viige koopia kontorikülastusele ja jätke see ülemuse juurde.

Teabe ülekoormatud kõrgema taseme juhid võivad unustada dokumendi või isegi teema arutelu. Dateeritud ja salvestatud memo on kindlustuse vorm töötajale, kes selle saadab.

Halva haldamise riskid

Juhid võivad infovoo puuduste tõttu teha halbu otsuseid. Puudused hõlmavad järgmist:

Krediit: Unsplash
  • Töötaja, kes moonutab teavet, et meelitada teeneid.
  • Töötaja, kes jätab välja võtmefaktid.
  • Noor või kogenematu töötaja, kes jagab valesid või põhjendamatuid kuulujutte.
  • Töötaja, kes on lihtsalt PO-st millegi pärast.
  • Töötajad, kes saavad informatsioonist valesti aru ja jagavad seda arusaamatust.

Lõpptulemuseks on moonutused teabes, mis voolab töötajalt või juhilt kõrgema taseme ülemusele. Need moonutused mõjutavad juhi otsuseid, millest mõned võivad kahjustada nii ettevõtet kui töötajaid.

Ratsionaalsed, avatud ja objektiivsed töötajad, olenemata sellest, kas nad on töötajad või juhid, saavad õppida, kuidas juhtida teabe voogu kõrgemale ja tegevjuhtkonnale. See on jõuvorm kõigile, kes soovivad edukalt hakkama saada.

Kui töötajad on sellest võimust aru saanud, saavad nad seda kasutada headel või halbadel eesmärkidel, sõltuvalt nende iseloomust või töökoha turvalisuse tasemest.

Oma 40-aastase juhtimis- ja nõustamiskarjääri jooksul olen näinud näiteid omakasupüüdlikest töötajatest, kes moonutavad teavet enda huvides. Nad pääsevad sellest mõneks ajaks ära, kuid mitte igaveseks. Neil oleks palju paremini läinud, kui nad oleksid õppinud, kuidas tulemuslikult hakkama saada.

"Võib-olla on kõige olulisem meisterlikkuse oskus välja mõelda, kuidas olla tõeline abiallikas - sest hakkama saamine ei tähenda veel imemist," sõnab Rousmaniere.